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纸质归档文件整理流程
来源:达日县档案局    时间:2019年04月16日    

纸质归档文件整理流程( 10 )

 组件修整装订分类排列编号编页编目装盒排架

 一、组件(件的组织)

1、件的构成

  归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一件;文件正本与定稿(包括法律法规等重要文件的历次修改稿)为一件; 转发文与被转发文为一件; 原件与复制件为一件;正本与翻译本为一件; 中文本与外文本为一件; 报表、.名册、图册等一册() 为一件(作为文件附件时除外); 筒报、周报等材料一期为一件; 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件,会议记录一年一本的,一本为一件; 来文与复文(请示与批复、报告与批示、函与复函等) 独立成件。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单或发文稿纸与相关文件为一 件。

 2、件内文件排序

  归档文件排序时, 正文在前, 附件在后; 正本在前,定稿在后;转发文在前,被转发文在后; 原件在前,复制件在后; 不同文字的文本,无特殊规定的,汉文文本在前,少数民族文字文本在后; 中文本在前,外文本在后。有文件处理单或发文稿纸的,文件处理单在前,收文在后正本在前,发文稿纸和定稿在后。
  
二、修整
   1
、归档文件装订前,应对不符合要求的文件材料进行修整。
   2
、归档文件已经破损的,应按照DA/T25-2000予以修复字迹模糊或易退变的,应予复制。 

3、归档文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化稿的金属或塑料装订用品。
   4
、对于幅面过大的文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

三、装订
   1
、归档文件一般以件为单位装订。归档文件装订应牢固、安全、简便,做到文件不损页、不倒页、不压字,装订后文件平整,不掉页。原装订方式符合要求的,应维持不变。
   2
、应根据归档文件保管期限确定装订方式,装订材料与保管期限要求相匹配。为便于管理,相同期限的归档文件装订方式应尽量保持一致,不同保管期限的装订方式应相对统一。
   3
、用于装订的材料,不能包含或产生损害归档文件的  物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶
水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。
  4
、永久保管的归档文件,采取线装法装订。页数较少的,使用直角装订文件较厚的,使用“三孔一线”装订。
  5
、定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式按照永久保管的要求执行。定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件,装订方式可以按照永久保管的执行,也可以使用不锈钢夹或封套装订。
  
四、分类
  1
、同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。
  2
、归档文件采用以下两种方法:
  
保管期限-年度-机构(问题)
  
保管期限-年度
  
五、排列
  1
、在分类方案的最低一级类目内进行归档文件排列;
  2
、同一事由的归档文件应集中排列在一起;
  3
、同一事由内归档文件按照文件形成时间顺序排列;
  4
、不同事由的归档文件应按照时间顺序排列;
  5
、会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。
  
六、编号
  1
、档号编制原则:
  
档号编制应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简

单性原则。

   2、档号的结构:

   全宗号档案门类代码·年度保管期限机构(问题)文件代码件号。

   上、下位代码之间用“-”连接,同一级代码之间用“·”隔开。如“Z109-WS·2011-Y-BGS-0001”。

   3、档号编制方法:

   (1) 全宗号: 档案馆给立档单位编制的代号,我们采用4位数字进行标识,不足4位的,在全宗号前补零。如:0021

   (2)档案门类代码: 由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。

   (3)年度: 为文件形成年度,以4 位阿拉伯数字标注公元纪年,如“2013”。

   (4)保管期限: 分为永久、定期30年、定期10年,分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。

   (5)机构(问题) 代码: 采用3 位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识,如办公室代码“BGS”等。

   (6)件号: 是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号,用4位阿拉伯数字标识,不足4位的,前面用“0”补足,从“0001”开始标注。

    4、归档章:

归档章是纸质文件材料归档的标志。

(1)归档文件应在首页上端居中的空白位置加盖归档

章并填写相关内容。

(2)归档章应将档号的组成部分,即全宗号、年度、保管期限、件号以及页数作为必备项,机构(问题)作为选择项。

Z109

2011

1

BGS

Y

45

 

Z109

2001

1

办公室

永久

45

七、编页

1、纸质归档文件一般以件为单位编制页码。

2、页码宜在文件正面右上角、背面左上角的空白位置

编制。从“1”开始编制,使用黑色铅笔标注。

3、文件材料已印制成册并编有页码的; 拟编制页码与

文件原页码相同的,可以保持原有页码不变。

八、编目: (见表)

1、归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题

名、日期、密级、页数、备注等项目。

归档文件目录

序号

档号

文号

责任者

题名

日期

密级

页数

备注

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

(1)序号: 填写归档文件顺序号。

(2)档号: 档号按照档号编制要求填写。

(3)文号: 文件的发文字号。没有文号的,不用标识。

(4)责任者: 制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者。

(5)题名: 文件标题。没有标题、标题不规范,或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的,应全部或部分自拟标题,自拟内容外加方括号“[ ]”。

(6)日期: 文件的形成时间,以国际标准日期表示法标注年月日,如19990909

(7)密级: 文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级的,不用标识。

(8)页数: 每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。

(9)备注: 注释文件需说明的情况。

   2、归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4 幅面,页面宜横向设置。

   3、归档文件目录除保存电子版本外,还应打印装订成

册。装订成册的归档文件目录,应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构(问题),其中全宗名称即立档单位名称,填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录可以按年装订成册,也可每年区分保管期限装订成册。
   
九、装盒
   1
、装盒要求:
  
将归档文件按顺序装入档案盒,并填写档案盒盒脊项目及备考表。不同年度、机构(问题)、保管期限的归档文件不能装入同一个档案盒。
   2
、档案盒填写
  
档案盒封面应标明全宗名称。盒脊设置有全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项,机构(问题等选择项。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号,起件号填写在上格,止件号填写在下格盒号即档案盒的排列顺序号,按进馆要求在档案盒盒脊编制,不确定盒号可用铅笔进行标注。
  3
、备考表填写
  
备考表置于盒内文件之后,项目包括盒内文件情况说明、整理人、整理日期、检查人、检查日期。
  (1) 
盒内文件情况说明填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
  (2)
整理人负责整理归档文件的人员签名或签章。                  

(3) 整理日期归档文件整理完成日期。
  (4) 
检查人负责检查归档文件整理质量的人员签名
 或签章。
  (5) 
检查日期归档文件检查完毕的日期。

十、排架
   1
、归档文件整理完毕装盒后,上架排列方法应与本单位归档文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。
   2
、归档文件按年度机构(问题)—保管期限分类的,库房排架时,每年形成的档案按机构(问题序列依次上架。
   3
、归档文件按年度一保管期限一机构(问题分类的,库房排架时,每年形成的档案按保管期限依次上架。
  
我们归档文件按保管期限年度机构(问题分类的,库房排架时,每个保管期限下按年度依次上架,便于档案移交进馆。